09 feb.
Vraag het een willekeurig bedrijf en u zult merken dat de meesten het erover eens zijn dat printer verbruiksartikelen er niet goedkoper op lijken te worden. Volgens Canon USA drukt de gemiddelde kantoorbediende ongeveer 60 pagina's per dag af, of 12.000 vellen per jaar. Met printkosten die gewoonlijk variëren van 2-10 cent per pagina, kunnen de kosten snel oplopen. In de huidige wereld van smartphones, tablets, en betrouwbare huismerk inktpatronen en toners zijn er veel nieuwe mogelijkheden om kosten te besparen. In deze korte gids vindt u tips over manieren om minder af te drukken en nog betere manieren om helemaal niet af te drukken.
SLIM PRINTEN
Bekijk een voorbeeld voordat u afdrukt. Drukke werknemers hebben vaak zo'n haast om af te drukken dat zij vergeten even te pauzeren en een voorbeeld van hun document te bekijken. Neem even de tijd om de marges aan te passen, het lettertype te vergroten of te verkleinen en kijk nog eens goed of er geen spelfouten in staan. Het kost maar een paar minuten extra en voorkomt dat u een tweede kopie moet afdrukken.
Druk af in zwart-wit of grijstinten. Voor documenten die geen kleurenafbeeldingen vereisen, kunt u gebruik maken van de grijswaardeninstellingen van uw printer en alleen in zwart-wit afdrukken. U kunt de optie "afdrukken in grijstinten" in Microsoft Word kiezen door naar de geavanceerde printerinstellingen in het afdrukmenu te gaan. Afdrukken in grijstinten onttrekt alleen inkt/toner aan uw zwarte cartridge/toner. Deze eenvoudige aanpassing geeft de kleurenpatronen een pauze en voorkomt dat u onnodig inkt of toner verbruikt.
Druk af in conceptmodus. Voor documenten die geen presentatie waard zijn kunt u overwegen om in de conceptmodus af te drukken. De conceptmodus, een andere optie die u in het menu met geavanceerde instellingen van uw printer vindt, gebruikt tot 50% minder inkt en is perfect voor e-mails of wegwerpmemo's op kantoor.
Druk dubbelzijdig af. Bespaar veel papier wanneer u dubbelzijdig of "duplex" afdrukt. Ideaal voor het afdrukken van lange rapporten of handleidingen, u vindt deze optie in de geavanceerde instellingsopties van uw printer.
Kies uw papier verstandig. Niet alle papier is gelijk, wees bewust met het papier dat in uw printer gaat! Printerpapier wordt gesorteerd volgens vier verschillende criteria: helderheid, ondoorzichtigheid, gewicht en textuur. Voor goedkope, wegwerp-afdrukken kunt u het beste een goedkoper multi-purpose kopieerpapier gebruiken. Voor high-end printopdrachten kunt u een duurder inkjet- of laserjetpapier overwegen.
1. Helderheid: De helderheid van papier verwijst naar hoe reflecterend het papier is in het licht. Een lagere helderheid heeft een lagere reflectie, waardoor de pagina er gebroken wit uitziet. De laagste graad van helderheid die voor commercieel kopieerpapier beschikbaar is, is graad 80, terwijl de hoogste graad een 100 is. Hoe hoger de graad, hoe beter en helderder het papier. Een gemiddeld kopieerpapier heeft een helderheid van 92.
2. Opaciteit: De opaciteit verwijst naar de mate waarin het licht door het papier gaat. Een goedkoper papier zal doorschijnender zijn wanneer het tegen het licht gehouden wordt. Papier met een lage opaciteit kan een probleem vormen voor dubbelzijdig afdrukken, omdat de tekst dan naar de andere kant van de bladzijde doorschijnt. Bedenk wat u gaat afdrukken en gebruik alleen papier met een lage opaciteit voor gelegenheidsafdrukken.
3. Gewicht: Het gewicht verwijst naar hoe zwaar het papier is. Hoewel de meesten er niet over nadenken hoe zwaar een bepaalde bladzijde in hun hand ligt, wordt algemeen aangenomen dat hoe zwaarder het papier is, hoe hoger de kwaliteit van het document is. Er is een aanzienlijk verschil in het gevoel van een belangrijk zakendocument dat gedrukt is op een hoogwaardig zwaar papier tegenover een goedkoop licht soort papier. Papier met een lichter gewicht geeft een gevoel van goedkoopheid en wegwerpbaarheid. Bedenk wel dat hoe zwaarder de bladzijde is, hoe duurder het ook is om te verzenden!
4. Textuur: Textuur verwijst naar hoe glad het papier aanvoelt. Een papier met een gladde, strakke uitstraling geeft een professionele uitstraling. Papier met een gladdere textuur is geschikt voor inkjet- en laserprinters. Terwijl papier met een korreliger textuur het beste is voor uitnodigingen.
Overweeg de kosten per bladzijde. De kostprijs per bladzijde is een zeer belangrijke factor om rekening mee te houden bij het uitsplitsen van de totale drukkosten. Hij varieert sterk naargelang het type printer, het soort document dat wordt afgedrukt en hoe vaak de machine wordt gebruikt. In de meeste gevallen geldt: hoe goedkoper de printer, hoe duurder de inkt of toner. Printerfabrikanten zullen hun printers vaak met verlies verkopen, maar maken dat goed in de prijs van de inkt.
Het paginarendement van een printer is het gemiddelde aantal afdrukken dat een klant uit de cartridge zou moeten halen. De paginarendementen zijn gebaseerd op industriestandaarden en de meeste printerfabrikanten vermelden het rendement op de doos van de patroon. De beste manier om de gemiddelde kosten per pagina te bepalen is de prijs van de inktpatroon te nemen en die te delen door de pagina-opbrengst. Bijvoorbeeld, een originele HP963XL zwarte inktpatroon met hoog rendement kost ?40,50 en heeft een paginarendement van 2.000. Als u een beetje rekent, zijn de kosten ongeveer 2 cent per pagina. En dat terwijl er ook printers zijn waarbij de kosten 1 cent per pagina of minder bedragen. Zoals u ziet, kunnen de kosten per pagina sterk variëren, afhankelijk van welke printer u gebruikt. En dit verschilt dan ook nog weer sterk per type printer (inkjet of laser). Neem vooral de tijd om onderzoek te doen en wat vergelijkingsmateriaal te kopen voordat u grote printeraankoop doet, want u zult het waarschijnlijk goedmaken met de inktkosten.
Koop huismerk of compatibele inkt en toner. Een nog betere manier om geld te besparen op inkt is over te schakelen op compatibele of gereviseerde inktcartridges en toners. Gereviseerde en compatibele inktcartridges en toners worden verkocht voor een fractie van de kosten van de originele. Niet alle gereviseerde inktpatronen en toners zijn echter hetzelfde. Zorg ervoor dat u bij een gerenommeerde bron koopt, zoals Inktentonervoordeel. Onze huismerk inktcartridges en toners hebben een lange garantie en werken gegarandeerd even goed als het origineel. De besparing die u kunt krijgen door over te schakelen op een gereviseerde cartridge is aanzienlijk. Bijvoorbeeld: Een huismerk HP963XL zwarte inktcartridge uit het voorbeeld hierboven heeft een hoger paginarendement als het origineel en wordt verkocht voor ?24,99, waardoor de kosten 1 cent per pagina bedragen.
KRIJG HET HELE KANTOOR AAN BOORD
Samenwerken. In het tijdperk van smartphones en tablets is het gemakkelijker dan ooit om te bezuinigen op onnodige printopdrachten. Er zijn een aantal apps en deelbare programma's, zoals Microsoft OneDrive, Google Docs en Dropbox, waarmee u online kunt samenwerken met uw collega's en helemaal niet hoeft te printen. In plaats van de agenda voor uw volgende vergadering uit te printen, kunt u een e-mail sturen met een digitale kopie, zodat uw collega's die op hun laptop of tablet kunnen volgen. Moet u een collega wijzigingen laten aanbrengen in een bedrijfsplan? Deel het document in GoogleDocs en zij kunnen direct op hun computer live wijzigingen aanbrengen.
Twee printers zijn goedkoper dan ?én. Afhankelijk van het soort afdrukken dat uw kantoor maakt, kan het goedkoper zijn om in twee printers te investeren. Koop een zwart-wit laserjet om het zware werk te doen, zoals het afdrukken van zakelijke contracten of juridische documenten. Voor foto's of mediabestanden koopt u een kleuren inkjet printer. Als u tussen de twee kunt wisselen, afhankelijk van de afdrukopdracht, bespaart u op de lange termijn veel geld.
Doe aan preventief onderhoud van uw printers. Reinig regelmatig de printkoppen van uw machine en laat uw printers regelmatig een onderhoudsbeurt geven, zodat zij optimaal presteren. Wegwerp-elektronica is tegenwoordig schering en inslag, en veel consumenten nemen niet de tijd om te zorgen voor wat zij hebben. Met een beetje liefde kan een laserprinter voor zwaar gebruik heel lang meegaan.
Cre?er een cultuur van recycling. Recycle, verminder en hergebruik! Moedig werknemers aan om verouderde dossiers te recycleren in plaats van ze in de vuilnisbak te gooien. Hergebruik oude bladzijden om aantekeningen te maken tijdens vergaderingen of om kleine documenten af te drukken. Beperk uw recycling niet alleen tot kopieerpapier. Overweeg ook notebookpapier, enveloppen, dossiermappen en briefpapier te recyclen!
Het heroverwegen van het printerbeleid van uw bedrijf kost misschien wat tijd, maar de winst in uw portemonnee maakt het de moeite waard. Zelfs met slechts een paar van deze tips kunt u de kosten van verbruiksgoederen aanzienlijk verminderen. Hang een bordje bij elke printer met een paar vriendelijke geheugensteuntjes over hoe u slim kunt afdrukken. Laat werknemers kennismaken met nieuwe samenwerkingsapps en -programma's die hun werk gemakkelijker zullen maken. Zorg voor recyclingbakken in het hele kantoor, zodat recyclen een tweede natuur wordt. Uiteindelijk zullen de werknemers aan boord komen en bent u goed op weg om een kantoor te worden dat trots is op zijn slim printen beleid!
SLIM PRINTEN
Bekijk een voorbeeld voordat u afdrukt. Drukke werknemers hebben vaak zo'n haast om af te drukken dat zij vergeten even te pauzeren en een voorbeeld van hun document te bekijken. Neem even de tijd om de marges aan te passen, het lettertype te vergroten of te verkleinen en kijk nog eens goed of er geen spelfouten in staan. Het kost maar een paar minuten extra en voorkomt dat u een tweede kopie moet afdrukken.
Druk af in zwart-wit of grijstinten. Voor documenten die geen kleurenafbeeldingen vereisen, kunt u gebruik maken van de grijswaardeninstellingen van uw printer en alleen in zwart-wit afdrukken. U kunt de optie "afdrukken in grijstinten" in Microsoft Word kiezen door naar de geavanceerde printerinstellingen in het afdrukmenu te gaan. Afdrukken in grijstinten onttrekt alleen inkt/toner aan uw zwarte cartridge/toner. Deze eenvoudige aanpassing geeft de kleurenpatronen een pauze en voorkomt dat u onnodig inkt of toner verbruikt.
Druk af in conceptmodus. Voor documenten die geen presentatie waard zijn kunt u overwegen om in de conceptmodus af te drukken. De conceptmodus, een andere optie die u in het menu met geavanceerde instellingen van uw printer vindt, gebruikt tot 50% minder inkt en is perfect voor e-mails of wegwerpmemo's op kantoor.
Druk dubbelzijdig af. Bespaar veel papier wanneer u dubbelzijdig of "duplex" afdrukt. Ideaal voor het afdrukken van lange rapporten of handleidingen, u vindt deze optie in de geavanceerde instellingsopties van uw printer.
Kies uw papier verstandig. Niet alle papier is gelijk, wees bewust met het papier dat in uw printer gaat! Printerpapier wordt gesorteerd volgens vier verschillende criteria: helderheid, ondoorzichtigheid, gewicht en textuur. Voor goedkope, wegwerp-afdrukken kunt u het beste een goedkoper multi-purpose kopieerpapier gebruiken. Voor high-end printopdrachten kunt u een duurder inkjet- of laserjetpapier overwegen.
1. Helderheid: De helderheid van papier verwijst naar hoe reflecterend het papier is in het licht. Een lagere helderheid heeft een lagere reflectie, waardoor de pagina er gebroken wit uitziet. De laagste graad van helderheid die voor commercieel kopieerpapier beschikbaar is, is graad 80, terwijl de hoogste graad een 100 is. Hoe hoger de graad, hoe beter en helderder het papier. Een gemiddeld kopieerpapier heeft een helderheid van 92.
2. Opaciteit: De opaciteit verwijst naar de mate waarin het licht door het papier gaat. Een goedkoper papier zal doorschijnender zijn wanneer het tegen het licht gehouden wordt. Papier met een lage opaciteit kan een probleem vormen voor dubbelzijdig afdrukken, omdat de tekst dan naar de andere kant van de bladzijde doorschijnt. Bedenk wat u gaat afdrukken en gebruik alleen papier met een lage opaciteit voor gelegenheidsafdrukken.
3. Gewicht: Het gewicht verwijst naar hoe zwaar het papier is. Hoewel de meesten er niet over nadenken hoe zwaar een bepaalde bladzijde in hun hand ligt, wordt algemeen aangenomen dat hoe zwaarder het papier is, hoe hoger de kwaliteit van het document is. Er is een aanzienlijk verschil in het gevoel van een belangrijk zakendocument dat gedrukt is op een hoogwaardig zwaar papier tegenover een goedkoop licht soort papier. Papier met een lichter gewicht geeft een gevoel van goedkoopheid en wegwerpbaarheid. Bedenk wel dat hoe zwaarder de bladzijde is, hoe duurder het ook is om te verzenden!
4. Textuur: Textuur verwijst naar hoe glad het papier aanvoelt. Een papier met een gladde, strakke uitstraling geeft een professionele uitstraling. Papier met een gladdere textuur is geschikt voor inkjet- en laserprinters. Terwijl papier met een korreliger textuur het beste is voor uitnodigingen.
Overweeg de kosten per bladzijde. De kostprijs per bladzijde is een zeer belangrijke factor om rekening mee te houden bij het uitsplitsen van de totale drukkosten. Hij varieert sterk naargelang het type printer, het soort document dat wordt afgedrukt en hoe vaak de machine wordt gebruikt. In de meeste gevallen geldt: hoe goedkoper de printer, hoe duurder de inkt of toner. Printerfabrikanten zullen hun printers vaak met verlies verkopen, maar maken dat goed in de prijs van de inkt.
Het paginarendement van een printer is het gemiddelde aantal afdrukken dat een klant uit de cartridge zou moeten halen. De paginarendementen zijn gebaseerd op industriestandaarden en de meeste printerfabrikanten vermelden het rendement op de doos van de patroon. De beste manier om de gemiddelde kosten per pagina te bepalen is de prijs van de inktpatroon te nemen en die te delen door de pagina-opbrengst. Bijvoorbeeld, een originele HP963XL zwarte inktpatroon met hoog rendement kost ?40,50 en heeft een paginarendement van 2.000. Als u een beetje rekent, zijn de kosten ongeveer 2 cent per pagina. En dat terwijl er ook printers zijn waarbij de kosten 1 cent per pagina of minder bedragen. Zoals u ziet, kunnen de kosten per pagina sterk variëren, afhankelijk van welke printer u gebruikt. En dit verschilt dan ook nog weer sterk per type printer (inkjet of laser). Neem vooral de tijd om onderzoek te doen en wat vergelijkingsmateriaal te kopen voordat u grote printeraankoop doet, want u zult het waarschijnlijk goedmaken met de inktkosten.
Koop huismerk of compatibele inkt en toner. Een nog betere manier om geld te besparen op inkt is over te schakelen op compatibele of gereviseerde inktcartridges en toners. Gereviseerde en compatibele inktcartridges en toners worden verkocht voor een fractie van de kosten van de originele. Niet alle gereviseerde inktpatronen en toners zijn echter hetzelfde. Zorg ervoor dat u bij een gerenommeerde bron koopt, zoals Inktentonervoordeel. Onze huismerk inktcartridges en toners hebben een lange garantie en werken gegarandeerd even goed als het origineel. De besparing die u kunt krijgen door over te schakelen op een gereviseerde cartridge is aanzienlijk. Bijvoorbeeld: Een huismerk HP963XL zwarte inktcartridge uit het voorbeeld hierboven heeft een hoger paginarendement als het origineel en wordt verkocht voor ?24,99, waardoor de kosten 1 cent per pagina bedragen.
KRIJG HET HELE KANTOOR AAN BOORD
Samenwerken. In het tijdperk van smartphones en tablets is het gemakkelijker dan ooit om te bezuinigen op onnodige printopdrachten. Er zijn een aantal apps en deelbare programma's, zoals Microsoft OneDrive, Google Docs en Dropbox, waarmee u online kunt samenwerken met uw collega's en helemaal niet hoeft te printen. In plaats van de agenda voor uw volgende vergadering uit te printen, kunt u een e-mail sturen met een digitale kopie, zodat uw collega's die op hun laptop of tablet kunnen volgen. Moet u een collega wijzigingen laten aanbrengen in een bedrijfsplan? Deel het document in GoogleDocs en zij kunnen direct op hun computer live wijzigingen aanbrengen.
Twee printers zijn goedkoper dan ?én. Afhankelijk van het soort afdrukken dat uw kantoor maakt, kan het goedkoper zijn om in twee printers te investeren. Koop een zwart-wit laserjet om het zware werk te doen, zoals het afdrukken van zakelijke contracten of juridische documenten. Voor foto's of mediabestanden koopt u een kleuren inkjet printer. Als u tussen de twee kunt wisselen, afhankelijk van de afdrukopdracht, bespaart u op de lange termijn veel geld.
Doe aan preventief onderhoud van uw printers. Reinig regelmatig de printkoppen van uw machine en laat uw printers regelmatig een onderhoudsbeurt geven, zodat zij optimaal presteren. Wegwerp-elektronica is tegenwoordig schering en inslag, en veel consumenten nemen niet de tijd om te zorgen voor wat zij hebben. Met een beetje liefde kan een laserprinter voor zwaar gebruik heel lang meegaan.
Cre?er een cultuur van recycling. Recycle, verminder en hergebruik! Moedig werknemers aan om verouderde dossiers te recycleren in plaats van ze in de vuilnisbak te gooien. Hergebruik oude bladzijden om aantekeningen te maken tijdens vergaderingen of om kleine documenten af te drukken. Beperk uw recycling niet alleen tot kopieerpapier. Overweeg ook notebookpapier, enveloppen, dossiermappen en briefpapier te recyclen!
Het heroverwegen van het printerbeleid van uw bedrijf kost misschien wat tijd, maar de winst in uw portemonnee maakt het de moeite waard. Zelfs met slechts een paar van deze tips kunt u de kosten van verbruiksgoederen aanzienlijk verminderen. Hang een bordje bij elke printer met een paar vriendelijke geheugensteuntjes over hoe u slim kunt afdrukken. Laat werknemers kennismaken met nieuwe samenwerkingsapps en -programma's die hun werk gemakkelijker zullen maken. Zorg voor recyclingbakken in het hele kantoor, zodat recyclen een tweede natuur wordt. Uiteindelijk zullen de werknemers aan boord komen en bent u goed op weg om een kantoor te worden dat trots is op zijn slim printen beleid!
Laat een reactie achter